Přihláška do registru zaměstnavatelů

K čemu slouží formulář Přihláška do registru zaměstnavatelů

Formulář Přihláška do registru zaměstnavatelů je formulář, který musí podat každý zaměstnavatel – ať už firma, organizace nebo jednotlivec –, který zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance. Registrace je povinná podle zákona a slouží k tomu, aby Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) měla přehled o všech zaměstnavatelích a mohla spravovat odvody na sociální a nemocenské pojištění.

Od 1. července 2024 se povinnost registrace rozšířila i na zaměstnavatele, kteří zaměstnávají pouze osoby na dohodu o provedení práce (DPP) bez účasti na nemocenském pojištění. Dříve se museli registrovat jen zaměstnavatelé, jejichž zaměstnanci byli účastni nemocenského pojištění (příjem dosahující rozhodného příjmu pro účast na nemocenském pojištění).

Formulář je určen pro právnické osoby (firmy, spolky, organizace), fyzické osoby podnikající (OSVČ zaměstnávající zaměstnance) i fyzické osoby nepodnikající (například majitele domácností, kteří zaměstnávají hospodyni, zahradníka nebo pomocníka v domácnosti). Registrace je první důležitý krok každého zaměstnavatele a musí být provedena do 8 kalendářních dnů od nástupu prvního zaměstnance.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Přihláška do registru zaměstnavatelů

• Účel formuláře – registrace zaměstnavatele do registru vedeného OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno pro správu sociálního a nemocenského pojištění
• Právní základ – § 93 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, související povinnosti § 136 odst. 4 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti
• Kdo ho podává – zaměstnavatelé (právnické i fyzické osoby), kteří zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance, včetně zaměstnavatelů pouze s DPP (od 1. 7. 2024)
• Kam se podává – místně příslušná OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno podle sídla zaměstnavatele nebo místa mzdové účtárny
• Kdy se podává – do 8 kalendářních dnů od nástupu prvního zaměstnance, změny údajů nebo ukončení činnosti
• Forma podání – elektronicky (datová schránka) nebo v listinné podobě
• Povinnost hlásit změny – každá změna údajů musí být ohlášena do 8 dnů
• Sankce – může být uložena pokuta až do výše 100 000 Kč

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Přihláška do registru zaměstnavatelů

Identifikační údaje zaměstnavatele

• Název zaměstnavatele – úplný obchodní název společnosti nebo jméno a příjmení fyzické osoby (podnikatele nebo nepodnikatele)
• Právní forma – akciová společnost (a.s.), společnost s ručením omezeným (s.r.o.), fyzická osoba podnikající (OSVČ), fyzická osoba nepodnikající, státní organizace atd.
• IČO – identifikační číslo organizace (8 číslic) – povinné pro právnické osoby a podnikající fyzické osoby
• DIČ – daňové identifikační číslo (pokud je zaměstnavatel plátcem DPH)
• Adresa sídla – úplná adresa sídla zaměstnavatele včetně PSČ (podle výpisu z obchodního rejstříku nebo živnostenského oprávnění)

Kdo musí podat přihlášku do registru zaměstnavatelů?

Povinnost registrace mají následující subjekty:

Právnické osoby

• Firmy a společnosti – všechny obchodní společnosti (s.r.o., a.s., v.o.s., k.s.), které zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance
• Neziskové organizace – spolky, nadace, obecně prospěšné společnosti, pokud mají zaměstnance
• Státní a veřejné organizace – ministerstva, úřady, školy, nemocnice, muzea atd.

Fyzické osoby podnikající (OSVČ)

• Živnostníci – OSVČ, které zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance (pomocníka, montéra, prodavače, účetní atd.)
• Svobodná povolání – lékaři, advokáti, architekti, umělci, kteří zaměstnávají asistenty nebo pomocný personál

Fyzické osoby nepodnikající

• Majitelé domácností – pokud zaměstnávají hospodyni, zahradníka, pomocníka v domácnosti, chůvu, pečovatele
• Běžní občané – každý, kdo zaměstná někoho na pracovní smlouvu nebo dohodu (i jednorázově)

Od 1. července 2024: Zaměstnavatelé pouze s DPP

• Dohody o provedení práce bez účasti na nemocenském pojištění – i zaměstnavatelé, kteří mají pouze zaměstnance na DPP s měsíčním příjmem nezakládajícím účast na nemocenském pojištění, se musí registrovat
• Přechodné období – zaměstnavatelé, kteří měli DPP před 1. 7. 2024 a nebyli registrováni, museli se přihlásit nejpozději do 31. 7. 2024

Lhůty pro podání přihlášky

Do 8 kalendářních dnů od:

• Nástupu prvního zaměstnance – nejčastější důvod registrace (den nástupu do zaměstnání je den 0)
• Vzniku účasti na nemocenském pojištění – například když zaměstnanec na DPP překročí limit pro rozhodný příjem a stane se účastníkem nemocenského pojištění
• Zřízení nové mzdové účtárny – pokud zaměstnavatel zřídí samostatnou mzdovou účtárnu na jiné adrese
• Změny údajů ve formuláři – změna názvu, sídla, bankovního účtu, právní formy atd.
• Ukončení činnosti zaměstnavatele – při zrušení firmy nebo propuštění posledního zaměstnance (odhlášení z registru)

Kde a komu se formulář podává

• Místně příslušná OSSZ – podle adresy sídla zaměstnavatele (pokud nemá mzdovou účtárnu nebo je účtárna na stejné adrese)
• Místně příslušná OSSZ podle mzdové účtárny – pokud má zaměstnavatel mzdovou účtárnu na jiné adrese než sídlo, přihláška se podává dle adresy účtárny
• PSSZ (Pražská správa sociálního zabezpečení) – pro zaměstnavatele se sídlem nebo účtárnou v Praze
• MSSZ Brno (Městská správa sociálního zabezpečení Brno) – pro zaměstnavatele se sídlem nebo účtárnou v Brně

Způsoby podání formuláře

• Elektronicky přes datovou schránku – doporučený způsob, rychlé a bezpečné podání
• Elektronicky přes portál ČSSZ – pokud má zaměstnavatel přístup k elektronickému systému ČSSZ
• V listinné podobě osobně – na pobočce místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ
• Poštou – klasické poštovní odeslání (doporučujeme doporučeně, abyste měli doklad o podání)
• Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Povinnost ohlásit změny do 8 dnů

Zaměstnavatel musí do 8 dnů od změny ohlásit:

• Změna názvu – změna obchodního jména firmy nebo jména fyzické osoby
• Změna sídla – přestěhování sídla firmy nebo bydliště fyzické osoby
• Změna právní formy – například přeměna s.r.o. na a.s.
• Změna bankovního účtu – nový účet pro komunikaci s ČSSZ
• Zřízení nebo zrušení mzdové účtárny – vznik nebo ukončení samostatné účtárny
• Změna adresy účtárny – přestěhování mzdové účtárny na jinou adresu

Časté chyby při vyplňování formuláře Přihláška do registru zaměstnavatelů

• Pozdní podání přihlášky - po uplynutí 8denní lhůty od nástupu prvního zaměstnance
• Místní příslušnost - chybně určená (nesprávné určení OSSZ podle sídla nebo účtárny)
• Povinné údaje - neuvedení všech povinných údajů (chybí IČO, adresa, bankovní účet)
• Podpis - chybějící podpis zaměstnavatele (při papírovém podání)
• Mzdová účtárna - neuvedení mzdové účtárny, pokud je na jiné adrese než sídlo
• Lhůta pro oznámení - neoznámení změn údajů do 8 dnů (změna sídla, názvu, účtu)
• Ukončení činnosti - neodhlášení z registru při ukončení činnosti zaměstnavatele
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo podává – zaměstnavatelé (právnické i fyzické osoby, podnikající i nepodnikající), kteří zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance, včetně zaměstnavatelů pouze s DPP (od 1. 7. 2024)
• Kdy – do 8 kalendářních dnů od nástupu prvního zaměstnance, změny údajů nebo ukončení činnosti
• Kam – místně příslušná OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno podle sídla zaměstnavatele nebo místa mzdové účtárny