Osobní dotazník

K čemu slouží formulář Osobní dotazník pro účely JMHZ

Formulář Osobní dotazník pro JMHZ slouží k evidenci veškerých zákonných údajů nezbytných pro uzavření pracovněprávního vztahu a následného plnění oznamovací povinnosti zaměstnavatele. Vyplnění tohoto formuláře je povinné pro všechny nové i stávající zaměstnance a jeho účelem je zajistit kompletní informace pro personalistiku a mzdovou agendu zaměstnavatele.

V souvislosti se zavedením Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) je důležitým nástrojem pro mzdovou a personální agendu. Uvedené údaje mohou být využity k administraci mzdových plateb, sociálního a zdravotního pojištění, či při řešení mimořádných situací. Vyplněný Osobní dotazník je nutné odevzdat odpovědnému personálnímu oddělení zaměstnavatele před nástupem do zaměstnání nebo v jiném stanoveném termínu. V případě jakýchkoliv změn údajů je zaměstnanec povinen tyto informace aktualizovat.

Formulář slouží jako primární zdroj dat pro digitální hlášení směrem k České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ) a zdravotním pojišťovnám. Správně vyplněný dotazník zajišťuje, že zaměstnavatel získá všechny podklady pro přidělení Identifikátoru zaměstnání (IZ) a korektní vedení mzdové agendy bez nutnosti dodatečného dotazování.

Nejdůležitější informace o formuláři Osobní dotazník pro účely JMHZ

Formulář je navržen tak, aby pokryl komplexní potřeby moderní mzdové účtárny a vyhověl přísným požadavkům na digitalizaci státní správy.

• Účel dokumentu – evidence osobních údajů zaměstnance pro mzdovou a personální agendu
• Právní základ:
  • § 31 zákoník práce zákon č. 262/2006 Sb.
  • zákon č. 323/2025 Sb. o JMHZ
  • zákon č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
  • zákon č. 187/2006 Sb. o nemocenském pojištění
  • zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů
  • nařízení (EU) 2016/679 o GDPR
  • zákon č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů
• Kdo ho vyplňuje – nový zaměstnanec (fyzická osoba při nástupu do zaměstnání)
• Komu se odevzdává – personálnímu oddělení zaměstnavatele nebo jiné odpovědné osobě
• Kdy – před nástupem do zaměstnání nebo v termínu stanoveném zaměstnavatelem
• Význam – správné zajištění nároku na nemocenské dávky a výplatu mzdy díky uplatnění všech zákonných slev

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Osobní dotazník pro účely JMHZ

Osobní dotazník musí obsahovat

• Osobní údaje - jméno, příjmení, rodné příjmení, tituly, datum narození, rodné číslo, místo narození, pohlaví, stát narození, státní příslušnost, rodinný stav
• Trvalé a přechodné bydliště - kontaktní údaje, trvalého bydliště, přechodného bydliště, kontaktní údaje v ČR při trvalém pobytu mimo ČR
• Vzdělání - nejvyšší dosažené vzdělání
• Přeshraniční vazby - daňový rezident mimo ČR, účast na nemocenském pojištění v cizině, příslušnost k cizím právním předpisům, stát
• Zdravotní a sociální pojištění - zdravotní pojišťovnu, sociální pojišťovnu stávající i předchozí (pokud byla mimo ČSSZ)
• Rodinné poměry - údaje o manželi nebo manželce (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, uplatnění slevy na dani, držitel karty ZTP)
• Rodinné vazby - údaje o vyživovaných dětech (jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, pořadí pro daňové zvýhodnění, ZTP), údaje o jiné osobě vyživující děti ve společné domácnosti
• Informace o zdravotním omezení a důchodu - uvede se typ zdravotního omezení a datum od kdy do kdy bylo přiznané, druh důchodu a od kdy se pobírá
• Občanství jiného státu - doklad totožnosti (typ, číslo, kdo vydal, stát který vydal doklad), volný přístup na trh práce
• Daňová rezidence - adresa bydliště ve státě rezidence, daňová identifikace
• Cizozemský nositel pojištění - název pojišťovny v cizině, specifikace, adresa, stát číslo pojištění, účel pojištění

Na co se zaměřit

• Správnost údajů – veškeré informace musí být pravdivé a aktuální, nepravdivé údaje mohou vést k problémům v zaměstnanecké evidenci
• Doložení příloh – k dotazníku může být vyžadována kopie dokladů o vzdělání či další dokumenty dle pokynů zaměstnavatele
• Změny údajů – pokud dojde ke změně bydliště, rodinného stavu či jiných relevantních informací, je nutné o této změně neprodleně informovat zaměstnavatele

Jak formulář Osobní dotazník pro účely JMHZ vyplnit a odevzdat

• Elektronické vyplnění – nejpohodlnější cesta, zaměstnanec vyplní online formulář přímo ve svém prohlížeči, díky automatickým kontrolám systém nepovolí odeslání při chybějících povinných polích
• Tisk a ruční vyplnění – zaměstnanec dostane vytištěný prázdný formulář, čitelně hůlkovým písmem vyplní a podepsaný doručí na personální oddělení
• POZOR – data vyplněné ve FORM studiu lze přímo importovat do karty zaměstnance v našem účetním programu, čímž se eliminuje riziko chyb při ručním přepisování a automaticky se připraví podklady pro první JMHZ hlášení

Časté chyby při vyplňování formuláře Osobní dotazník pro účely JMHZ

• Neúplné vyplnění - neúplně vyplněné osobní nebo kontaktní údaje
• Chybějící informace - vynechání povinných informací o vzdělání nebo o manželovi/manželce
• Chybný kód zdravotní pojišťovny - změna pojišťovny
• Zamlčení důležitých skutečností - důchod, zdravotní omezení
• Chybějící přílohy - nepodepsaný dotazník nebo nedoložené přílohy (např. kopie diplomu)
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – nový zaměstnanec při nástupu do práce
• Kdy – před nástupem nebo v termínu určeném zaměstnavatelem
• Komu – personálnímu oddělení nebo odpovědné osobě